Een duidelijke manier om problemen met onjuiste en ontbrekende artikelen van elkaar te onderscheiden wanneer beide in één SEWARD-bestelling voorkomen.
Een overzicht per artikel opstellen
Begin met het ordernummer en de leverdatum en vermeld vervolgens elke bestelde regel afzonderlijk. Noteer voor elke regel het verwachte artikel en de verwachte hoeveelheid, het ontvangen artikel en de ontvangen hoeveelheid en het nog onopgeloste verschil. Label een artikel alleen als onjuist wanneer er in plaats daarvan een ander product is aangekomen; label het als ontbrekend wanneer de verwachte hoeveelheid niet is aangekomen. Als een onverwacht product niet met zekerheid aan een bepaalde bestelde regel kan worden gekoppeld, vermeld het dan afzonderlijk in plaats van te gissen.
Deze structuur voorkomt dat een verkeerd geleverd artikel zowel als vervanging van één regel als als een onverklaard extra artikel wordt geteld. Ook maakt ze duidelijk dat het oplossen van het ene probleem niet noodzakelijk het andere oplost.
Bewijs aan elk pakket en artikel koppelen
Als er meer dan één pakket is aangekomen, geef dan elk pakket een eenvoudige aanduiding, zoals Pakket A en Pakket B. Noteer voor elk pakket de tracking- of labelidentificatie, de leverdatum, de staat van de verpakking en de inhoud. Geef de foto’s namen die bij deze aanduidingen passen en voeg afbeeldingen toe van het buitenlabel, de verpakking, het binnenmateriaal en de ontvangen producten. Op de pagina Verzending en levering adviseert SEWARD om pakketten met de verzendgegevens te vergelijken en de verpakking te bewaren wanneer een probleem moet worden gecontroleerd.
Vraag de verkoper in het bericht afzonderlijk te bevestigen welke gegevens betrekking hebben op het onjuiste artikel en welke op de ontbrekende hoeveelheid. Dit is vooral belangrijk wanneer de verzendinformatie op meerdere pakketten kan wijzen.
Voor elke uitkomst afzonderlijke bevestiging vragen
Dien de melding met het ordernummer en het e-mailadres dat bij het afrekenen is gebruikt in via een SEWARD-order- of aftersaleskanaal. Stuur geen volledige betaalkaartgegevens en stuur geen artikel terug voordat u instructies hebt ontvangen. Vraag om een antwoord per regel waarin staat of elk probleem nog wordt onderzocht en welke actie er eventueel voor is bevestigd.
Een algemene verwijzing naar een terugbetaling, vervanging of nalevering mag niet worden opgevat als een oplossing voor elke regel, tenzij de verkoper aangeeft waarop deze betrekking heeft. De daadwerkelijke oplossing hangt af van de geverifieerde order- en verzendgegevens. Als een andere retailer de bestelling heeft verkocht, volg dan de procedure van die verkoper in plaats van aan te nemen dat SEWARDs regeling voor directe bestellingen van toepassing is.