Een praktische uitleg van de registraties die nodig zijn om een ingediend monster te koppelen aan de productiepartij die het geacht wordt te vertegenwoordigen.
De essentiële koppeling
Een testresultaat is in eerste instantie van toepassing op het monster dat daadwerkelijk is onderzocht. Om dat resultaat aan een productiepartij te koppelen, moet de documentatie een ononderbroken keten vormen van de SKU en de identificatie van het ingediende monster naar een gedefinieerde partij. Alleen een modelnaam is onvoldoende, omdat dezelfde naam betrekking kan hebben op verschillende partijen, data of configuraties.
Het registratiedocument voor het indienen van het monster moet het monster, de SKU of configuratie, de indienende partij, de indieningsdatum en het opgegeven partijnummer identificeren. Het partijenregister moet die partij onafhankelijk definiëren, met inbegrip van de productie-identificatie en hoeveelheid. Het monsternameverslag moet vervolgens aangeven wanneer, waar en door wie het monster is genomen, hoe het is geselecteerd en hoeveel eenheden zijn verzameld.
Identiteit na de monstername behouden
Een verzegeld referentiemonster of een gedocumenteerd bewaarnemingsregister helpt aantonen dat het door het laboratorium ontvangen artikel het artikel is dat uit de geregistreerde partij is genomen. Nuttige koppelingen zijn onder meer overeenkomende verzegelingsnummers, labels, foto’s, verzendregistraties, ontvangstregistraties en het monsternummer dat in het eindrapport is afgedrukt. Elke afwijking of onverklaarde heretikettering verbreekt de bewijsketen en moet worden opgelost voordat een conclusie op partijniveau wordt getrokken.
Wat het rapport kan vaststellen
Het rapport moet samen met de monstername- en partijregistraties worden gelezen, niet op zichzelf. Het NIST Engineering Statistics Handbook legt uit dat acceptatiesteekproeven informatie uit een monster gebruiken om te beslissen of een partij waarschijnlijk aanvaardbaar is; het doel ervan is niet om elk aspect van de kwaliteit van de partij te schatten. De monstername-methode en de beslisregel zijn daarom van belang wanneer een monsterresultaat naar een partij wordt uitgebreid.
Als de enige gemeenschappelijke identificatie een product- of modelnaam is, is de verdedigbare conclusie beperkt: het rapport legt het resultaat van het ingediende monster vast. Op zichzelf stelt het niet vast dat het monster uit een bepaalde productiepartij afkomstig is of dat elke eenheid in die partij dezelfde kenmerken heeft.