Een praktische checklist om retourgegevens voor de verkoper te onderscheiden van aangiften voor vervoerder en douane, met een afgebakend USPS-voorbeeld.
Bevestig eerst de retourafspraak
Verzend niets voordat u de zaakspecifieke instructies van de verkoper, het ontvangstadres en eventuele retourautorisatie hebt bevestigd. Houd het artikel, de accessoires en de verpakking beschikbaar tijdens de beoordeling. SEWARD vraagt klanten bijvoorbeeld om vóór verzending contact op te nemen met de ondersteuning en een ordernummer, leverdatum, beschrijving van het probleem en duidelijke foto’s van het product en de verpakking te verstrekken. Dit zijn gegevens voor de afhandeling van de zaak door de verkoper, geen douaneaangiften of universele vereisten voor elke verkoper.
Bereid twee afzonderlijke sets informatie voor
Bewaar voor de verkoper het ordernummer, de productlink of -beschrijving, de leverdatum, correspondentie, foto’s en de voor deze zaak afgegeven retourinstructies. De oorspronkelijke factuur of orderregistratie kan identiteit en waarde ondersteunen, terwijl de retourreden de commerciële zaak toelicht; geen van beide is automatisch op elke route een verplichte douanebijlage.
Gebruik voor de vervoerder en de douaneautoriteiten informatie die overeenkomt met het pakket: volledige gegevens van afzender en ontvanger, een specifieke beschrijving van elk artikel, de hoeveelheid, het nettogewicht, de waarheidsgetrouwe waarde en eventuele voor de route vereiste classificatie- of gegevens over het land van oorsprong. Beschrijf de werkelijke goederen in plaats van vage labels te gebruiken zoals ‘geschenk’, ‘monster’, ‘gereedschap’ of ‘retour’.
Gebruik een waarheidsgetrouwe waarde die bij de route past
Een geretourneerd artikel komt niet automatisch in aanmerking voor een aangifte met nulwaarde. Gebruik de waarheidsgetrouwe waarde en waarderingsmethode die de daadwerkelijke vervoerder en douaneroute vereisen, en bewaar bewijsstukken. De oorspronkelijke orderprijs, de verwachte terugbetaling of het feit dat het pakket een retourzending is, bepaalt op zichzelf niet de douanewaarde. Maak nooit een factuur op, wijzig de productnaam niet en onderwaardeer de goederen niet om een eenvoudigere inklaring of lagere kosten te verkrijgen.
USPS-voorbeeld — en de beperkingen daarvan
Voor internationale post die via USPS wordt verzonden, vereisen de huidige regels nauwkeurige informatie over afzender en ontvanger, de artikelcategorie, de gedetailleerde inhoud, de hoeveelheid, het nettogewicht, de waarde, toepasselijke HS- of aanverwante classificatiegegevens en de handtekening en datum van de afzender. Telefoonnummers, e-mailadressen, vergunningen, exportreferenties, het land van oorsprong, handelsfacturen of certificaten kunnen afhankelijk zijn van de goederen, de dienst en de bestemming. De formulierkeuze van USPS en deze gegevensregels zijn slechts een uitgewerkt voorbeeld; andere vervoerders en landen kunnen andere formulieren vereisen. Dit alles garandeert geen vrijstelling van invoerrechten, inklaring of dat een bepaald artikel toelaatbaar of verzendbaar is.
Heeft elke grensoverschrijdende retourzending de oorspronkelijke factuur nodig?
Nee. De factuur kan de bestelling en de aangegeven waarde ondersteunen, maar of deze het pakket moet vergezellen, hangt af van de regels voor vervoerder, dienst, goederen en bestemming.